Home > Semester 1 > MAKALAH TEKNIK MENULIS SURAT RESMI

MAKALAH TEKNIK MENULIS SURAT RESMI

MAKALAH

TEKNIK MENULIS SURAT RESMI

Makalah ini kami buat untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu: Dra. Hj.Siti Annijat Maimunah, M.Pd.

“““““““““““““`

Oleh :

Annas Muttaqin (12110077)

Ni’matul Ulfa (12110097)

Yovi Nur Rahmad (12110078)

FAKULTAS TARBIYAH

PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

2012


 

Kata Pengantar

Segala puji dan puncak kekaguman serta keagungan hanya semata tertuju kepada Allah SWT. Dialah yang telah menganugerahkan Al-Qur’an sebagai hudan li an-nas, rahmatan li al-amin. Dia-lah yang maha mengetahui makna dan maksud kandungannya. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada Muhammda saw, dan manusia pilihan-Nya. Dialah Rasulullah saw, penyampai, pengamal serta penafsir pertama dan utama terhadap Al-Qur’an Al-Karim.

Dengan pertolongan dan hidayah-Nya lah, kami dapat menyusun Makalah kami yang berjudul “Teknik Menulis Surat Resmi” ini. Guna untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia. Penulisan makalah ini telah di usahakan dengan semaksimal mungkin, namun karena keterbatasan kemampuan yang kami miliki tentu makalah ini masih terdapat banyak kekurangan. Kami mengharap kritik serta saran dari para pambaca maupun pihak lain demi kesempurnaan pembuatan makalah ini.

Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan kita,serta usaha kita semua mendapat ridho-Nya.

Kami mengucapkan banyak terimakasih atas perhatian dan kerjasama dari semua pihak yang telah mendukung guna mencapai penulisan makalah yang baik.

Malang, 07 Desember 2012

Penyusun,

Ttd


 

DAFTAR ISI

FAKULTAS TARBIYAH.. 1

PENDIDIKAN AGAMA ISLAM… 1

BAB I. 4

PENDAHULUAN.. 4

A.    Latar Belakang. 4

B. Rumusan Masalah. 4

1. Apa yang dimaksud dengan surat resmi?. 4

2. Sebutkan bagian-bagian dari surat resmi!. 4

3. Berikan contoh dari surat resmi yang baik dan benar?. 4

C.     Tujuan Penulisan. 4

D.    Manfaat Penulisan. 4

BAB II. 5

2.1   Pengertian Surat Resmi 5

1. Surat Permohonan. 12

2. Surat Pemberitahuan. 12

3. Surat Keterangan. 12

4. Memo dan Nota Dinas. 13

A.    Simpulan. 14

B.     Saran. 14

DAFTAR PUSTAKA.. 15


 

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan surat resmi?

2. Sebutkan bagian-bagian dari surat resmi!

3. Berikan contoh dari surat resmi yang baik dan benar?

 

C.     Tujuan Penulisan

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang  kita temui.

D.    Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa  sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.


 

BAB II

PEMBAHASAN

 

2.1   Pengertian Surat Resmi

Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang menjelaskan maksud dan tujuannya, menjelasakan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya.Ditinjau dari pengertiannya Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.


2.2
Fungsi Surat Resmi

Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi  tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibanding dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dipublikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengunguman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut, sering dialami perubahan-perubahan terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari.

Peranan surat lebih jelas lagi, terutama bagi surat resmi, misalnya surat perjanjian, surat sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat, dan surat-surat lainya. Surat tersebut selain resmi sifatnya, juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti yang sah, ‘hitam di atas putih’.

Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana kegiatan atau keadaan pada masa yang lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagai alat bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat.

Surat itu dapat juga mencerminkan corak, dala keadaam, mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat/jawatan/kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat sebagai data informasi.

Surat-surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau intruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga/pejabat yang bersangkutan.

Dari uraian diatas, kita ketahui bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:

1)      Alat komunikasi

2)      Alat bukti tertulis

3)      Alat nukti historis

4)      Alat pengingat

5)      Duta organisasi, dan

6)      Pedoman kerja

Surat yang dikiriman oleh pihak pertama kepada pihak kedua, ada kalanya perlu dibahas, Kegiatan komunikasi bahas membahas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat-menyurat (korespondensasi). Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang atau pejabat-pejabat dalam satu organisasi/kantor/perusahaan/ (koresponensasi intern), mungkin juga terjadi antara orang-orang atau pejabat-pejabat suatu kantor dengan pihak luar (koresponden intern).

2.3 Ciri-ciri Surat resmi

  • Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu.
  • Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal.
  • Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
  • Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD   atau aturan bahasa yang baik
  • Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

2.5 Bahasa Surat yang baik

1) Bahasa Baku
Bahasa baku adalah yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahsa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya surat resmi harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari ejaan, pemakaian kata, bentuk kata, dan kalimat.

2) Bahasa Efektif
Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang sedang serhana, wajar, sopan, dan menarik.

  1. Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu hendaklah memakai kata-kata yang biasa dan lazim.

  1. Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami. Sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.

  1. Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

  1. Sopan

Sopan berarti hormat dengan tazim, tertib menurut adab yang baik atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

  • Menggunakan kata yang sopan dan halus
  • Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
  • Menggunaka kata-kata resmi, bukan kata-kata sehari-hari
  1. Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan kalimat bervariasi, paragraf induktif, dan gaya bahasa.

Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, terdapat susunan atau urutan format kerangka surat resmi yang terdiri dari beberapa bagian.

2.4  BAGIAN-BAGIAN SURAT DAN PENJELALASANNYA

 

  1. a.      Kepala Surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas. Boleh juga di tengah-tengah. Kepala surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik dan menyebutkan nama kantor/jawatan/perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos (jika ada), nama alamat kawat (jika ada). Dalam surat dagang disebutkan juga alamat kantor cabang, nama bankir, nama usahanya, dan gambar bersifat reklame.

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh sebab itu jangan memakai blanko surat dinas untuk berkirim-kiriman surat secara pribadi. Kepala surat dapat sebagai alamat atau identitas pengirim surat.

  1. b.      Tanggal Surat

Tanggal surat diketik sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) dan kanan atas (lurus setengah lurus). Boleh juga diketik sebelah kanan bawah.

Nama tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat dalam kepala surat. Nama tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya surat pribadi dan surat lamaran pekerjaan.
Nama bulan hendaklah dituliskan secara lengkap, misalnya:

17 Januari 1981

1 Juni 2008

23 April 1999

Juga jangan dis           ingkat:

17 Jan 1981

1 Jun 2008

23 April 1999

Harap tidak ditulis dengan angka, misalnya:

17-01-1981

01-06-2008

23-04-1999

Hal-hal di atas dapat menimbulkan kekeliruan-kekeliruan.

Angka tahun hendaklah dituliskan utuh, jangan hanya dituliskan dua angka terakhir saja, misalnya:

30 Juni 1984 (bukan: 30 Juni’84)

Di belakang angka bulan tidak ada tanda titik (.), misalnya:

19 Juli 1984 (bukan: 19 Juli 1984)

Ingatlah bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.

  1. c.       Nomor Surat (No.)

Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (keluar), (2) kode, (3) tahun. Contoh:

No                    : 200/PBJJ-BI/1984

(PBJJ-BI = Program Belajar Bahasa Indonesia)

Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun (bentuk lurus, setengah lurus, dan Indonesia). Guna nomor surat adalah:

  • Memudahkan mengatur penyimpanan
  • Memudahkan mencarinya kembali
  • Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar
  • Mempercepat penyelesaian surat menyurat (membalas surat)
  • Memudahkan tugas kearsipan
  1. d.      Lampiran

Melampirkan berarti menyampaikan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, misalnya:

(a)    Salinan ijazah/STTB

(b)   Akte kelahiran/akte kenal lahir

(c)    Surat kelakuan baik

(d)   Surat keterangan kesehatan dari dokter pemerintah

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang boleh disingkat menjadi No. dan Lamp. dan, jika ditulis dengan lengkap, keduanya harus ditulis lengkap.

  1. e.       Hal/Perihal

Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca Hal/Perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu.

  1. f.       Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat), dan alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:

a)    Nama orang atau jabatan

b)   Nama jalan dan nomor rumah/gedung

c)    Nama kota

Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama itu, tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama orang hendadknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat atau diubah ejaannya. Jadi harus sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan.

  1. g.      Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim sebelum ia ‘berbicara’ secara tertulis.

Dalaam surat resmi biasa digunakan sebagai salam pembuka adalah Dengan hormat, (jangan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum W.W. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

  1. h.       Isi Surat

Umumnya isi surat terdiri atas 3 bagian, yaitu:

1)      Pembukaan

Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksut dan tujuan surat.

2)      Isi Surat Sesungguhnya

Isi surat sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanya, diminta, dan sebagainya disampaikan kepada penerima surat.

3)      Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.. Umumnya berisi ucapan terimakasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas.

  1. i.        Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pemerintahan menyebutkan:

1)   Nama jabatan

2)   Tanda tangan

3)   Nama terang

4)   NIP (Nomor Induk Pegawai)

  1. j.        Tembusan

Tembusan dibuat jika isi surat dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut. Dengan cara demikian, yang dikirimi surat mengerta apa saja yang juga diberi tahu tentang isi surat itu.

Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan Nomor, Lampiran, dan Perihal; sebaris dengan NIP dengan nomor lainnya. Tembusan hendaklah disusun berdasarkan urutan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Yth. atau Kepada Yth. (demi kehematan).

k. Contoh Surat Resmi

 

 

 

SEKOLAH DASAR NEGERI II PURBARATU

JALAN PURBARATU NO. 94 TASIKMALAYA

NO. TELP. (0265) 385591

No                    : 04 / SD -24 / 04 / 2012                      24  Maret 2012

Lampiran         : 1 (satu)

Perihal              : Undangan

Yth

Orang tua siswa-sisiwi kelas VI

SDN II PURBARATU

Dengan hormat

Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium  IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 30  Maret 2012

Pukul             : 08.00 s.d. 16.30

Tempat          : Laboratorium Pertanian Bogor

Jalan Darmaga Raya, Bogor

Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan

terima kasih.

Tasikmalaya, 24  Maret 2012

                                               Kepala Sekolah

                                   SDN II Purbaratu

                         Ttd

Umi Abi, S.Pd.

2.5 Macam-macam Surat resmi:

1. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.

a) Identitas pemohon.

b) Isi permohonan.

c) Tujuan dan alasan memohon.

d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a)      Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b)      Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c)      Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b) data pribadi pihak vang diterangkan;

c) isi keterangan;

d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

 


 

BAB III

PENUTUP

A.    Simpulan

  • Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
  • Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
  • Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B.     Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).



 

DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

www.blogger.com

www.google.co.id

www.scribd.com

www.wikipedia.com

Categories: Semester 1
  1. jian
    April 22, 2014 at 11:25 am

    salah itu contoh surat yg benernya

    Like

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: